Agent de Réservation Groupes (H/F/X) / Novotel Luxembourg Kirchberg

Rejoignez un hôtel membre du réseau Accor, dont le groupe réunit plus de 45 marques, 5 500 hôtels, 10 000 restaurants et destinations lifestyle. Ici, nous croyons en vous et en ce que vous apportez. Les opportunités de développement et d'évolution sont nombreuses. Chaque geste, chaque sourire, chaque action, contribuent à créer un impact positif et mémorable pour nos clients, nos collègues et aussi pour notre planète. Ensemble, nous incarnons la vision de l’hospitalité responsable.
Ayez l’opportunité de devenir un Heartist®, et laissez votre coeur vous guider dans ce monde où la vie bat plus fort.

Mission(s) générale(s) - Raison d'être : 

• Assure les opérations Back Office groupes, selon l'organisation établie par le(s) Front Office Manager(s)
• Prend en charge le dossier groupe après signature du contrat et transmission du servie réservation groupe commun ANAMA.
• Valorise la philosophie de la marque Novotel par une attitude, un comportement, une présentation et une qualité de communication exemplaires
• Collabore de manière étroite avec les différents services et l'ensemble des points d'accueil et de vente de l'hôtel
• Contribue à la satisfaction permanente du client en assurant un suivi et par la préparation des dossiers groupes.
• Promeut l'offre de l'hôtel, contribue à la réalisation des objectifs quantitatifs et qualitatifs et fait de la vente additionnelle pour les groupes.
• Fait vivre un esprit d'équipe positif.
• S'assure de réaliser les objectifs fixés par ses supérieurs, la Direction et le Groupe.

Principales Responsabilités : 

            Relation clients :

• Prise en charge des dossiers groupe transmis par l’équipe de réservation groupe des services communs après validation client et signature du contrat.
• Demande la rooming-list ainsi que le règlement et la méthode de paiement dans les délais et conditions contractuels.
• Contribue, par une relation chaleureuse et personnalisée, à la fidélisation et au bien-être du client
• Valorise la relation avec le client, (Tour Operateur, Tour leader…Etc) tout en veillant au respect des procédures administratives.
• Prend en compte et anticipe les besoins du client, répond et traite les demandes d'informations des clients.  
• Gère les objections, remarques et réclamations du client, veille à apporter une solution dans les meilleurs délais possibles, avant, pendant et après le séjour du groupe.
• Contribue activement à un service qualitatif auprès de la clientèle pour un maintien des relations commerciales cordiales.

Technique métier :

• Saisie des rooming-lists des différents groupes loisirs, business et conventions
• Valorise le profil client en insérant dans le PMS et les dossiers toutes les informations relatives et nécessaires pour le bon déroulement en réception et pour la facturation.
• Envoi des confirmations groupes et (si demandé en individuel…)
• Met à jour l’allotement chambre selon les conditions contractuelles
• Cherche l’optimisation perpétuelle du Chiffre d’Affaires et du Taux d’Occupation de son hôtel.
• Gère les appels téléphoniques ainsi que le flux des mails des différentes boites mails back office groupe.
• Transmet les informations nécessaires aux différents services de l'hôtel et aux membres de son service pour le bon déroulement du service.

Commercial :

• Cherche l’optimisation du Chiffre d’Affaires et du Taux d’Occupation de son hôtel.
• Met à jour l’allotement chambre selon les conditions contractuelles
• Vend le programme de fidélité de la marque et/ou du Groupe et adapte ses argumentaires en fonction des besoins du client.
• Contribue à la synergie de place par la dynamisation du renvoi inter-hôtels (RIH) si besoin.
• Maximalise la vente de chambres de catégorie supérieure selon disponibilité, politique tarifaire et en fonction des besoins du client.
• Développe le CA en proposant les offres half et full board restauration.                                                                                                                                                                                                           

Gestion :

• Suivi et gestion des paiements (avant l’arrive ou après le départ) selon les conditions du contrat.
• Suivi et contrôle des factures PM – relance des clients pour assurer les paiements dans les délais.
• Commande les services et prestations contractuels aux différents départements.
• Communique et travaille en étroite collaboration avec différents services tels : Events, Front Office, Housekeeping
• Participe aux réunions Banquet hebdomadaires.
• Participe aux réunion Suivi PM hebdomadaires.

Hygiène/sécurité :

• Veille à la propreté et à l'organisation de son lieu de travail et de ses alentours
• Connait et applique les règles de sécurité de l'hôtel (incendie ...)
• Veille à la sécurité des biens et des personnes
• Respecte les engagements de la « Charte Environnement » pris par l’établissement (économie d'énergie, recyclage, tri des déchets...) et participe activement à ceux-ci
• Veille au port de la tenue complète, propre et en bon état selon les standards de l'établissement

Maitrise du Français et de l'Anglais professionnel impératif

- Réactivité

- Bonne gestion du stress

- Esprit commercial

- Expérience préalable dans l'hotellerie est un plus

- Maitrise du PMS Opera Cloud et de l'environnement ACCOR est un plus