RECEPTIONNISTE H/F

Situé au cœur du quartier européen, le Sofitel Brussels Europe est un hôtel élégant doté d'une situation idéale sur la Place Jourdan, l'une des dernières places typiques de la ville. Proche du célèbre Parc du Cinquantenaire et des musées, il est le point de départ idéal de toutes les visites de la capitale européenne.

Principales responsabilités

• Savoir vendre une réservation pour son propre hôtel ou pour les hôtels du groupe Accor.
• Accueillir le client (tant au téléphone qu’à l’hôtel) et effectuer le check-in.
• Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités et les services proposés par l'hôtel.
• Garantir la qualité de la prestation proposée au client.
• Fidéliser le client.
• Etre responsable du fond de caisse qui lui est confié pendant son service.
• Encaisser les séjours des clients et préparer les facturations « débiteurs ».
• Tenir toutes les statistiques et les informations disponibles pour les autres services.

• Connaître et respecter les règles d'hygiène et de sécurité.
• Assurer toutes autres tâches demandées par la direction.

Activités 

1. Commercial

• Accueillir le client.
• Connaître les prestations offertes par l'hôtel, en informer le client et l'encourager à les utiliser.
• Connaître et appliquer la politique tarifaire de l'hôtel.
• Connaître l'environnement de l'hôtel : situation géographique, concurrence, ...
• Etre constamment à l'écoute du client, chercher à répondre le plus rapidement possible aux demandes émanant de ce dernier.
• Etablir d'excellentes relations avec la clientèle.
• Etre soucieux de la qualité de son travail et de la prestation proposée au client.

2. Production 

• Constituer le dossier client à son arrivée (check-in) à l'aide de l'outil informatique.
• Assurer l'encaissement.
• Assurer l'acheminement des messages reçus pour le client.
• Assurer le service téléphone, e-mail et fax ainsi que coffres de sécurité.
• Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l'établissement.
• Enregistrer les arrivées et les départs des individuels et des groupes.
• Assurer les réveils demandés par le client.
• Renseigner le client sur les conditions de séjours, les formalités et les services.
• Transmettre les informations nécessaires aux autres services.
• Vérifier à sa prise de service les départs restants et s'assurer que les factures correspondantes sont prêtes, justes avec les justificatifs à l'appui.
• Veiller à la propreté de son lieu de travail.
• Veiller à la disponibilité et à l'actualité des documents mis à la disposition du client.

3. Gestion 

• S'assurer de la solvabilité du client.
• Préparer les listes d'arrivées, de départs, de résidents, de VIP attendus, ...
• Préparer la répartition des groupes.
• Préparer les dossiers débiteurs pour le service comptable.
• Suivre les réservations afin de connaître les disponibilités éventuelles.
• Suivre les grands comptes.
• Préparer les réservations pour le blocage des chambres.
• Etablir le rapport journalier hébergement et le faire cadrer avec les encaissements.
• Contrôler à sa prise et à sa fin de service son fond de caisse et en effectuer l'audit à partir des documents informatiques.
• Traiter les "check-out express".
• Donner, en l’absence du concierge, les instructions opérationnelles au personnel d'accueil (portier, bagagiste, chasseur, voiturier).

4.  Divers

• A caractère exceptionnel, le réceptionniste tournant devra se rendre disponible pour les remplacements d’un réceptionniste Night (maladie, ou autres).

5. Ressources Humaines 

• Participer à la formation des stagiaires qui sont accueillis dans son service.

• Participer aux réunions de service, ainsi qu'aux réunions de formation interne.

• Capacité rester calme et concentré dans toutes les situations
• Maitriser plusieurs langues (Anglais et Français obligatoire, néerlandais ou/et allemande est un plus)
• Préférence pour le candidat ayant un diplôme en hôtellerie
• Minimum 6 mois d’expérience en stage ou emploi dans un hôtel, de préférence en réception, réservations ou Housekeeping
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de répondre aux besoins des clients, agir et faire le suivi des plaintes
• Capacité de gérer une plainte provenant d’un client
• Ouverture d‘esprit
• Capacité d’utiliser un ordinateur et les logiciels de base