Meetings, Events & Groups Planner (VIE)

Le Louise Hotel Brussels 5*, premier hôtel MGallery de Belgique, est un élégant établissement situé au cœur de Bruxelles. Avec son design raffiné et son atmosphère chaleureuse, il offre une expérience unique à ses visiteurs. Les chambres sont décorées avec goût, alliant confort moderne et touches de charme belge. L'hôtel dispose également d'un bar sophistiqué et d'un restaurant où les clients peuvent déguster des plats savoureux dans un cadre chic. Notre jardin suspendu vous donnera l’impression à vos étudiants de travailler dans une oasis, à l'écart l’effervescence de la ville. Idéalement situé, Le Louise Hotel Brussels permet d'explorer facilement les principales attractions de la ville, tout en offrant un havre de paix et de tranquillité.

Mission générale
Être responsable de la location des salles et des ventes de forfaits pour banquets, réceptions et autres événements. Assurer l’organisation pratique et la supervision de l'exécution de leur déroulement conforme.

Principales responsabilités
Sous la direction du Director of Sales & Marketing, vous travaillez en lien direct avec les Sales Managers, le Reservations Manager, le Marketing Manager et les Meetings, Events & Groups Sales Coordinators.

Vos missions sont les suivantes :

Préparation des événements :
• Gestion des séminaires, événements, groupes : préparation, suivi et accueil.
• Révision et compréhension des détails des contrats signés par les Meetings, Events & Groups Sales Coordinators.
• Prise de contact avec les clients dès que le dossier est confirmé et sécurisé (contrat signé, D&B renseigné, acompte versé). Cette prise de contact peut être anticipée ou non en fonction des dates de confirmation des dossiers.
• Envoi d’un récapitulatif détaillé au client visant à rassembler l'ensemble des éléments nécessaires à la bonne réalisation de leur dossier.
• Upselling (salles, restauration, hébergement, activités extérieures, transferts,...) sur tous les dossiers.
• Création de la fiche de fonction basée sur les retours des clients. • Organisation et animation de la réunion de fonctions hebdomadaire avec l'ensemble des responsables de service. • Programmation des affichages automatiques.
• Commande ou vérification des commandes faites auprès les partenaires externes.

Pendant l’événement :
• Vérification des salles, des espaces prévus pour l’événement et mise en place des services commandés.
• Le Meetings and Events Planner donne sa ligne directe à chaque client meeting ou groupe. Il est son point de contact exclusif pendant toute la durée de l'opération.
• Gestion des precon et postcon meetings avec client et responsables internes.
• Coordination transversale des événements sur le terrain.
• Accueil des clients ou désignation d'un interlocuteur unique en cas d'absence ou de non présence à l'hôtel.
• Suivi des demandes additionnelles pendant l'événement.
• Est le garant de la qualité délivrée au client pendant l'opération.
• Est responsable de la conduite des briefings des équipes opérationnelles.
• Suivi sur place de la facturation (bar, restaurant, chambres,...).

Après l'événement :
• Est en charge de l'exit Interview post événement, si pas sur place.
• A la charge de vérifier avec les services compétents les factures finales.
• Envoi de la facture au client et fidélisation en proposant de les inscrire comme membre ALL meeting planner.

Marketing et veille stratégique :
• Réflexion autour de nouveautés (principe d'amélioration continue).
• Développement des outils stratégiques.

Ressources Humaines :
• Maintenir une approche positive et constructive avec ses collègues de travail afin de garantir un environnement de travail sain et serein.

Autres :
• Respect et mise en oeuvre des standards normes de la marque.
• Possibilité d’envoi d’offres de prix à des moments ponctuels.
• Cette description de poste a été spécialement conçue pour s’adapter à l’environnement de travail actuel et aux besoins opérationnels. Le contenu de la description de poste peut être modifié à tout moment pour mieux refléter les besoins futurs des opérations, tout en garantissant toujours une charge de travail raisonnable, conformément à la politique de l’entreprise.

Profil
- Excellente présentation
- Aisance orale et relationnelle
- Organisation et adaptabilité
- Flexibilité
- Connaissances informatiques (Opéra PMS & S&C, Microsoft Office pack)
- Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais
- Maîtrise du Néerlandais constitue un atout

Avantages
- Un cadre de travail agréable
- Une équipe conviviale
- Formations assurées
- Un repas par jour de travail effectif
- Notoriété d’un groupe international