Coordonnateur (trice) administration People & Culture

Description de l'entreprise

Hôtels et centres de villégiature Fairmont

Rejoignez une équipe dynamique et faites partie d'un réseau de 90 propriétés spectaculaires, et 34 autres en préparation, dans 30 pays à travers le monde, s'étendant des plages d'Hawaï aux parcs nationaux préservés du Canada, en passant par le cœur de Londres et les déserts des Émirats arabes unis.

Présentation de l’hôtel : 

Fairmont Le Montreux Palace :

Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l’écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace, le Lemantine by Alan Geaam , la cuisine du chef étoilé franco-libanais qui signe la carte de notre nouveau restaurant éphémère pour la saison estivale et le Funky Claude’s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l'accueil de congrès, réunions et séminaires. Le Fairmont Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beauté.

Coordinateur Administration Talent & Culture (RH)

Rejoignez l’équipe Talent & Culture du Fairmont Le Montreux Palace et devenez le cœur battant de notre culture d’entreprise !

Plus qu’un poste administratif, le rôle de Coordinateur(trice) Talent & Culture est une véritable mission humaine au sein d’un hôtel de légende. Vous êtes au carrefour des relations internes, de l’expérience collaborateur et de la vie de l’hôtel : un lien précieux entre les équipes et la vie de l’hôtel.

Ambassadeur(rice) de nos valeurs, vous contribuerez chaque jour à faire rayonner notre culture d’entreprise par une communication fluide, des événements fédérateurs et un accompagnement administratif attentif. Que ce soit en organisant des célébrations internes, en accueillant les nouveaux talents, ou en assurant la bonne gestion de notre résidence du personnel, vous jouerez un rôle clé dans la qualité de vie au travail et l'engagement de nos équipes.

Si vous êtes passionné(e) par les relations humaines, reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre énergie positive et votre rigueur, ce poste est fait pour vous !

Résumé des Responsabilités :

Relevant du Généraliste Talent & Culture, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter : 

Communication interne

• Être responsable de la communication interne FLMP (Mémos, télévision Polyglotte et garantir la mise à jour des tableaux d’affichages)
• Préparer les mémos (activité, fermeture de bureau etc.)
• Envoyer les correspondances aux collaborateurs selon les événements de leur vie (mariage, naissance, décès)

Evenements internes / Reconnaissance

• Être responsable de l’organisation et de la mise en place des quizz collaborateurs une fois par mois
• Préparer et organiser les célébrations (fêtes nationales, ouverture de nouveau hôtel etc.)
• Aider dans la préparation des événements internes (fête du personnel et barbecue) et participer à ces mêmes événements
• Créer la liste des anniversaires, envoyer les cartes d’anniversaire chaque semaine, envoyer les rappels des anniversaires à l’équipe Talent & Culture
•  Être responsable de la prise de photos de tous les événements internes et les événements clients dans l’hôtel mais toujours orienté collaborateurs
• Organiser la Journée Osez Tous les Métiers
• Organiser l’Assemblée Générale 2 fois par année

Administration

• Coordonner et distribuer les demandes administratives des collaborateurs
• Être responsable de la digitalisation des dossiers des collaborateurs
• Être responsable de mettre à jour la liste des documents manquants et effectuer un suivi rigoureux ainsi que faire les relances nécessaires auprès des collaborateurs
• Aider à l’accueil des nouveaux collaborateurs
• Être responsable des demandes d’avance sur salaire
• Gérer les réductions F&B accordés aux collaborateurs
• Assurer la fermeture du bureau
• Répondre à l’interphone et accueillir les collaborateurs au bureau talent & culture
• Gestion du courrier interne et envoi du courrier externe
• Gérer la vente des tickets repas aux partenaires internes et externes de l'entreprise
• Approvisionner le département Talent & Culture en matériel de papeterie
• Être responsable des stagiaires d’observations (organisation, planning, photo, évaluation, dossier, document, accueil et départ)
• Suivi du développement des stagiaires, rencontre des stagiaires après leurs évaluations (1 mois et 3 mois, effectuer le suivi de l’évaluation de fin de stage avec l’école) ainsi que de la publication LinkedIn à leur départ
• Préparer les documents pour les journées d’intégration
• Préparer avec la collaboration du Généraliste les documents pour les visites internes et s’assurer de la mise en place des salons
• Préparer avec la collaboration du Recruteur les documents pour les visites dans les écoles
• Être responsable de la prise de photo professionnelle des collaborateurs et suivi des photos manquantes
• Participer à des journées de recrutement dans les écoles hôtelières
• Récupérer les dossiers et documents des collaborateurs dans les archives
• Envoyer les courriers recommandés
• Effectuer le contrôle des vestiaires une fois par semaine avec la coordinatrice
• Respecter les politiques et procédures du département 
• Respecter les normes ergonomiques en termes de Santé et Sécurité
• Toutes autres tâches, telles qu’assignées

 Résidence du personnel

• Effectuer les états des lieux d’entrée et de sortie de la résidence du personnel, ainsi que la distribution des sacs poubelle des résidents du tournesol
• Gérer les entrées et sorties de clé (Résidence du Tournesol et aspirateur)

Qualifications :

• Expérience de 6 mois dans le domaine des ressources humaines ou dans le domaine administratif ou en vue d’un un certificat administration RH ou assistante RH
• Maîtrise la langue française et la langue anglaise parlées et écrites 
• Capacité à se servir des applications Microsoft Windows requise 
• CFC employé de commerce est un atout important
• Une expérience préalable dans un hôtel est un atout
• Une expérience préalable dans un poste administratif est un atout 
• Une aptitude avérée à gérer des tâches multiples dans un environnement très achalandé
• Être impliqué dans le maintien de l'excellence du service client en offrant un service de qualité à nos clients internes
• Doit posséder un sens de l'organisation avéré
• Capacité à faire preuve de tact, de diplomatie dans un contexte de confidentialité, de compassion et un sens aigu de la confidentialité 
• Compétences interpersonnelles de communication et de souci du détail
• Particulièrement responsable et fiable 
• Capacité à travailler en équipe 

Implications physiques du poste : 

Les implications physiques du poste incluent, sans s’y limiter :

• Fréquent : rester assis tout au long de la période de travail.
• Occasionnel : soulever et porter des charges
• Occasionnel : se pencher, s’agenouiller, pousser, tirer et marcher
• Occasionnel : monter ou descendre des escaliers et des rampes
• Constant : se tenir debout et marcher tout au long de la période de travail

EXIGENCES DE VISA

Afin de pouvoir travailler en Suisse, le candidat est en possession d’un permis de travail suisse ou fait partie d’un pays européen de l’UE – 17 ou UE -8.

Veuillez prendre en compte que seules les candidatures envoyées à travers notre site de recrutement https://careers.accor.com/fr/fr seront prisent en considération.

AVANTAGES

• Possibilité de logement selon disponibilité
• 1 repas par jours travaillé (avantage en nature)
• Réductions dans diverses entreprises de la région
• Tarifs préférentiels dans le Groupe Accor, dans nos points de vente et au portfolio Swiss Deluxe Hotels
• Rejoignez-nous et découvrez tous nos autres avantages …

Informations complémentaires

Nos valeurs

Respect :
Nous valorisons les besoins, les idées et l'individualité des autres. Nous traitons tout le monde avec équité et dignité. 

Appartenance :
Nous célébrons nos différences. Nous nous soutenons mutuellement et nous sommes toujours solidaires.​

Intégrité :
Nous établissons la confiance par le respect mutuel et l'authenticité.​

Autonomisation :
Nous avons le pouvoir de prendre des initiatives et d'anticiper les moments qui créent des expériences inoubliables. ​

Excellence :
Nous établissons des liens authentiques et nous chérissons chaque occasion de faire en sorte que les gens qui nous entourent se sentent spéciaux.​

Diversité et inclusion

Fairmont s'engage à créer un environnement inclusif où les talents diversifiés s'épanouissent. Nous accueillons des candidats de tous horizons pour rejoindre notre équipe.

Avantages pour les employés :
Rejoignez notre équipe et profitez d'une gamme d'avantages exclusifs pour vos collègues, notamment des surclassements gratuits, des séjours prolongés, des séjours à prix réduit dans les établissements Fairmont et Raffles, des réductions spéciales sur les repas et le bien-être, ainsi que des luxes supplémentaires pour améliorer votre expérience. Nous croyons qu'il est important de prendre soin de notre équipe, en veillant à ce que votre travail acharné soit récompensé par des avantages exceptionnels.