Assistant(e) Event & Communication Manager (H/F/X)

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Mission(s) générale(s) – Raison d’être :

Assiste l’Event Manager dans la coordination, l’organisation et le suivi administratif et opérationnel des événements (séminaires, banquets, événements privés ou professionnels), afin de garantir la satisfaction client et le bon déroulement des prestations.

Assiste la Project & Communication Manager dans le développement de la communication de l’établissement, interne, externe et digitale. Apporte du support sur la gestion de certains projets.

Principales responsabilités :

Relation clients :

• Participe à l’accueil des clients (physique, téléphonique et e-mail).
• Répond aux demandes clients en proposant des solutions adaptées, en support de l’Event Manager.
• Assure le suivi des dossiers clients avant, pendant et après les événements.
• Veille à la satisfaction client et remonte toute information ou réclamation.
• Contribue à la présentation de l’établissement lors des visites clients.

Technique métier :

• Assiste dans la préparation des événements (fiches de fonction, rooming list, timing, logistique…).
• Coordonne les informations entre les différents services de l’hôtel (cuisine, restauration, réception, technique…).
• Met à jour les outils de suivi (logiciels, tableaux, planning des salles).
• Participe à l’accueil et au suivi des événements sur place.
• Veille au respect des standards qualité de l’établissement.
• S’assure du bon fonctionnement, de l’entretien et de la gestion des outils et du matériel mis à sa disposition.

Administratif :

• Prépare les devis, contrats et proformas sous la supervision de l’Event Manager.
• Assure le suivi administratif des dossiers (confirmation, relances, facturation) et veille au respect des délais.
• Met à jour les bases de données clients.
• Vérifie les éléments de facturation et participe à la clôture des dossiers.
• Contribue à l’optimisation de l’occupation des espaces séminaires.

Commercial :

• Contribue au développement du chiffre d’affaires en proposant des prestations additionnelles.
• Participe aux relances clients et au suivi des options.
• Soutient l’Event Manager dans les actions commerciales et événements promotionnels.
• Connaît les offres de l’établissement et les valorise auprès des clients.
• Contribue à la synergie de place par la dynamisation du renvoi inter-hôtels (RIH), conseille le client sur un éventuel prochain événement dans un hôtel Accor.

Hygiène et Sécurité :

• Respecte et applique les normes d’hygiène et de sécurité de l’établissement.
• Veille à la bonne tenue de son espace de travail.
• Participe au respect des engagements environnementaux de l’établissement.
• Contribue à garantir la sécurité des biens et des personnes lors des événements.

Communication & Projets :

• Gérer l’e-réputation de l’hôtel et du restaurant (gestion des sites internet et contenus médias, animer les pages sur les réseaux sociaux, améliorer le référencement).
• Développer et fidéliser les communautés web (demandes influenceurs, propositions d’actions promotionnelles tels que des jeux concours et actions avec les médias locaux).
• Créer des visuels de qualité (cartes du restaurant, newsletter, contenu réseaux sociaux, notice d’information, brochures commerciales etc.).
• Contribue à la réalisation des projets de la marque depuis sa définition jusqu’à sa mise en place et assure un support auprès des équipes.
• Suivi des webinars et autres documentations reçues par Accor pour l’implémentation des actions au sein du ou des services concernés.

• Expérience dans le domaine commercial événementiel obligatoire
• Anglais et français oral et écrit nécessaire
• Une expérience dans l'environnement ACCOR est un plus