Coordinateur.trice Réservations & Guest Services (H/F) - Abbaye des Vaux de Cernay

Paris Society réinvente l’hôtellerie en s’installant dans le monument iconique, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay, devenu un des plus beaux hôtels de campagne en France.

Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet dans la Vallée de Chevreuse. Abbaye entame désormais, avec Paris Society, une nouvelle page de son histoire, prête à rayonner à travers le monde et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s’illustrant grâce à des prestations uniques telles que

• 144 chambres présentes sur 3 bâtisses
• 4 restaurants et 2 bars
• des espaces séminaires
• un Spa et des espaces bien-être
• un éventail d’activités

Nous recrutons un Coordinateur(-trice) Réservation & Guest Services pour rejoindre nos équipes de l’Abbaye des Vaux-de-Cernay.

Le service réservation est basé à Paris.

Les missions principales :

Le descriptif de poste exposé ci-dessous n’est pas limitatif et sera susceptible d’évoluer en fonction des besoins et/ou de l’activité de l’entreprise (flexibilité intra et inter services).

1-     Relation clients :

• Vous êtes garant de la préparation minutieuse des arrivées de nos clients (arrivées VIP, arrivées de clients réguliers, clients des restaurants) et effectuez les tâches d’anticipation et de préparation du séjour des clients jusqu’à leur arrivée physique à l’hôtel.
• Vous êtes garant de délivrer la meilleure expérience possible à la clientèle et contribuez à la satisfaction permanente du client en assurant une prestation de qualité conformément à nos standards de services.
• Vous maintenez une communication harmonieuse et efficace avec les autres départements de l’hôtel.
• Vous êtes en contact avec le client final pour les hôtels ou les concierges des hôtels ou les agents de voyage pour les restaurants du groupe par mail ou par téléphone avant l’arrivée afin de préparer au mieux le séjour. Vous mettez tout en œuvre pour répondre à leur demande afin d’offrir un accueil des plus personnalisés.
• Vous représentez l’établissement et son haut standing en assurant l’accueil téléphonique de façon courtoise et chaleureuse.
• Vous assurez la préparation, la gestion et le suivi des demandes clients pour l’organisation de leur séjour, vous alimentez et tenez à jour le cardex client sur les différents systèmes mis en place
• Vous êtes responsable de l'organisation, de la planification et de la coordination des activités et des expériences sur mesure pour les clients et les événements spéciaux, en créant des itinéraires personnalisés
• Vous valoriser et faites la promotion des expériences clients proposées par l’hôtel et ainsi la promotion de l’hôtel, le développement et la fidélisation de la clientèle.

2-      Techniques Métier : 

• Vous conseillez et renseignez le client sur les produits et les services de l’établissement tout au long de sa réservation.
• Vous suivez les réservations individuelles, vérifier le débit des arrhes en fonction des politiques d’annulation de l’hôtel et classement.
• Vous participez aux briefings et réunions avec l’équipe pour le partage des informations, les succès et voies d’améliorations.
• Vous contrôlez chaque réservation et étudier les profils des clients (VIP, clients réguliers, long séjours, anniversaires, lune de miel...) pour personnaliser leur expérience.
• Vous supervisez la résolution rapide et efficace des plaintes et préoccupations des clients en vous assurant que les actions correctives ont bien été effectuées et en informez votre supérieur hiérarchique.

Profil recherché :

• Minimum 1 ans d’expérience réussie dans un poste similaire en hôtellerie de luxe/resort
• Niveau BTS ou Bac+3 en école hôtelière ou équivalent.
• Bon niveau d’anglais demandé
• Polyvalence Guest relation/ conciergerie/ réceptionniste
• Aisance rédactionnelle tant en français qu’en anglais
• Avoir une excellente présentation ainsi qu’une bonne élocution.
• Avoir une connaissance du logiciel Opéra Cloud ou RESAWEB, Sevenrooms, Book4time est un plus
• Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe, de rigueur et de réactivité
• Une grande capacité d’écoute est nécessaire afin de comprendre les attentes d’une clientèle haut de gamme.

Particularité du poste :

• Flexibilité des horaires : Horaires variables et évolutifs en fonction de l'activité du service, incluant des soirées et des week-ends.
• Présence opérationnelle : Présence requise sur le terrain selon les besoins du service et l'organisation définie par la hiérarchie.
• Disponibilité : Participation active à la continuité de service, nécessitant une disponibilité les week-ends et jours fériés en fonction des impératifs opérationnels de l'établissement et de la saisonnalité de l'activité.

Personnel encadré :

Néant

Responsables hiérarchiques

Responsable Réservation & Guest services / Superviseur Réservation & Guest services 

AVANTAGES ACCOR (une fois la période d’essai passée) :

• Tarif préférentiels exclusif dans les hôtels Accor
• 30% de réduction F&B (hors Mama Shelter)
• Gain de points de fidélité
• 20% sur les thalasso /SPA (jusqu’à 30% sur Willowstream)
• 30% sur les boutiques Novotel/SoBoutique by Sofitel (20% sur les boutiques Fairmont)
• 30% sur les green fees (Fairmont, Raffles, Swisshotel)
• Offre flash

AVANTAGES ABBAYE :

• 50% sur tous les produits ‘brandés’ Abbaye (hors collab) en boutique
• Journée d’anniversaire (journée autorisé payée à partir d’un an d’ancienneté, 1 semaine avant ou après la date)
• 1 repas pour 2pax par an dans un des restaurants de l’Abbaye (sur réservation) *
• 1 nuit offerte par an (lundi-jeudi selon disponibilité, PDJ inclus, 2 pax, sur réservation) *
• Remboursement du pass Navigo à 100%**
• Valorisation du repas à 6,80 € - FOODLES**
• Pick-up depuis les gares (Rambouillet, Essarts-le-Roi, Saint Remy les Chevreuses)
• Prime de cooptation 
• Assistante sociale (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
• Aide juridique (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
• Cours de français et cours d’anglais (formation, développement, accompagnement aux différentes formations)
• Noël des enfants du personnel
• E-learning, good habits : formations gratuites sur application
• Uniforme fourni et blanchi
• Logement (selon profil)

*à partir d’un an d’ancienneté

** pour les salariés basés à l'Abbaye uniquement

Notre philosophie :

Le Groupe Paris Society recrute et reconnait tous les talents.