Groups & Event Planner H/F/X

📢 [NOVOTEL PARIS PORTE DE VERSAILLES RECRUTE ! ]📢

A la recherche d’une nouvelle Aventure avec un grand A, nous cherchons notre prochain(e) Groups & Event Planner pour rejoindre la Tribu.

↪ Tu es responsable de la gestion des événements et des groupes dès leur confirmation par l’équipe commerciale jusqu’à la clôture de la facturation. Tu adores collaborer avec les équipes opérationnelles et la satisfaction client est ta priorité, cette offre est faite pour toi.    

• Tu traites toutes les demandes entrantes à J-15 et t’assures du suivi (qualification, contrat, relance, acompte, upselling, facturation, suivi satisfaction client)
• Pour tous les dossiers validés avant J-15 tu prends le relais sur la partie coordination opérationnelle avec le client (validation des horaires, du nombre de personnes, questions opérationnelles, etc..)
• Tu veilles à la bonne préparation et transmission des fiches de fonctions
• Tu t’assures de la bonne mise en place des salles, et assures le suivi client le Jour J de l’évènement.

Rejoignez une équipe pétillante, prête à relever les défis avec créativité et bonne humeur. 🌟
Ensemble, construisons une expérience inoubliable, pour nos clients et pour vous !

MISSIONS :

L’Event Planner est responsable de la gestion des événements (Groupes Hébergés, Séminaires Résidentiels, journées d’étude, Groupes Restaurant) dès leur confirmation par l’équipe commerciale jusqu'à la clôture de la facturation. Elle/Il assure la pleine satisfaction des clients et de la qualité des événements en collaboration avec les équipes opérationnelles (Réception, Technique, Salle, Cuisine). Il/elle est le contact privilégié du client et assure le bon déroulement de l'événement tout en respectant les exigences et attentes du client et les objectifs commerciaux de l’hôtel.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

1. Gestion des événements après la signature du contrat jusqu’à la facturation

• Gérer et coordonner les groupes et événements, en donnant toujours la priorité aux besoins des clients, en vendant les offres de séminaires et banquets, les chambres, les espaces de réunions, et l'ensemble des points de vente de l'hôtel.
• Fais le suivi des acomptes jusqu’à la facturation finale de l’événement
• Etablir les BEO/fiches de fonction pour les demandes confirmées et assure la réunion point commercial pour accompagner les équipes opérationnelles dans la préparation de l’événement
• Rentrer les rooming list et assurer des relâches des chambres
• S'assurer de la bonne diffusion des fiches de fonction et des informations aux services concernés (ex : rooming list).
• Accueille le client et l’accompagne avant l’événement, le jour de l’événement et après l’événement
• Vérifier l’état et mises en place des salles, installations et équipements avant l’événement
• Assure la communication avec les équipes opérationnelles afin d’assurer la bonne organisation de l’événement
• Assure un suivi post-événement afin d’évaluer la satisfaction du client
• Etablir la facture finale et s’assurer du posting des annulations tardives ou services additionnels pendant l’événement. S’assurer du paiement de la prestation. 

1. Gestion des demandes entrantes à J-15/J-7 avant l’événement

• Répondre rapidement et efficacement aux demandes de réservations d’espaces (séminaires, cocktails, réunions, réservations groupes restauration) par téléphone et par email pour les demandes entre J-15 et Jour J
• Conseiller nos clients sur les offres les plus adaptées et valoriser nos points forts : localisation, prestations techniques, restauration sur mesure.
• Etablir des devis sur mesure et personnalisés afin de s’adapter au plus près de la demande du client tout en maximisant le revenu potentiel.
• Etre agile sur la compréhension de la stratégie commerciale et évènementielle
• Transformer les demandes en contrats signés grâce à une approche personnalisée et chaleureuse.
• Négocier et conclure la vente en accord avec la politique tarifaire et commerciale établie au préalable.
• Cotation Groupes et Envoi de Contrat : Gérer la cotation des groupes, rédiger et envoyer les contrats, et assurer le suivi des confirmations.
• Vendre (Upselling) les offres complémentaires afin de maximiser le Chiffre d'affaires MICE, Hébergement, Restauration Groupe, Banquet.
• Réaliser le suivi de ses dossiers (relances, visite clients, règlement d’arrhes…)
• Suivi des Paiements et Gestion Financière : Vérifier la solvabilité des clients, respecter les conditions de paiement et assurer le suivi du premier acompte.

1. Missions de coordination & Fidélisation :

• Etablit un lien transversal permanent avec tous les services hôteliers de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, Technique.
• Gère les imprévus et les demandes inattendues des clients
• Tenir informé(e) pleinement et rapidement l’Assistant(e) de/du la Responsable Commercial(e) et la Responsable Commercial(e) de tous les problèmes ou tout événement de nature inhabituelle qui surviendrait afin que les ajustements nécessaires soient rapidement pris.
• S’assurer de la satisfaction du client avant, pendant et après l’évènement.

• Fidéliser notre clientèle en établissant des relations durables et en offrant un service irréprochable.
• Enroller les clients dans le programme Meeting Planner d’Accor.
• Encourager les clients à répondre à notre enquête de satisfaction, et s’assurer du bon suivi des résultats
• S’assure de transmettre régulièrement à l’Assistant(e) de/du la Responsable Commercial(e) et la Responsable Commercial(e), et aux services concernés les informations relatives aux commentaires clients
• Applique les procédures et politiques définies par la marque et l’hôtel
• Incarne l’esprit Heartist dans ses interactions avec les clients

1. Hygiène / Sécurité des personnes / Environnement :

• Veille à la propreté de son lieu de travail et au bon fonctionnement du matériel mis à sa disposition 
• Connaît et applique les conduites à tenir en cas d’évacuation incendie
• Connaît et applique la politique du programme Breeam in Use et Clef Verte

COMPETENCES REQUISES :

• Idéalement une première expérience réussie en commercial/événementiel dans un établissement hôtelier.
• Parfaite maitrise du français et anglais (écrit et orale) – Une troisième langue est un plus
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Opéra/Fols/Back You/Outlook
• Proactif·ve, Force de proposition, Esprit d'Initiative et créatif
• Aisance relationnelle & communication avec les clients et les équipes internes.
• Diplomatie et maîtrise de soi
• Flexibilité et Réactivité
• Sens commercial : goût pour le challenge, persuasion et appétences pour les résultats
• Capacité d’Organisation : méthode, rigueur, autonomie, implication
• Gestion de l’urgence : capacité à prendre des décisions, réactivité, respect des deadlines qui sont fixées
• Aptitude à fonctionner en réseau : esprit d’équipe, capacité à communiquer et travailler efficacement en équipe
• Tenue vestimentaire et corporelle irréprochable
• Travail le weekend et soirée

Voici quelques-uns des tes avantages en nous rejoignant :

- Accès gratuit à la salle de sport de l'hôtel

- Ligne d’écoute et d’accompagnement 7/7

- Possibilité d’évolution au sein des hôtels du Groupe (Mutation)

- Plan de formation

- Mutuelle et Prévoyance du Groupe inclus (Mutuelle COLONNA FACILITY)

- Remboursement de transport Navigo à 50% (ou prise en charge partielle abonnement vélo électrique Veligo)

- Dispositifs d'aides au logement (selon ressources)

- Carte collaborateurs Heartists permettant de bénéficier de réductions dans tous les hôtels et restaurants du Groupe Accor ainsi qu’auprès d'une trentaine de partenaires (Apple, BHV, Boutique PSG, Citadium, etc.)

- Comité d'entreprise (CSE)

- Double indemnités nourriture, soit 8,44€ brut par journée travaillée

- 13ème mois au bout d’un an d’ancienneté

- Prime de nuit de 1€ brut par heure travaillé au-delà de 21h

- Intéressement collectif

- Plan d'épargne salariale

- Augmentations annuelles (NAO)