Commercial Personal Assistant

 Join Swissôtel Nankai Osaka – A World of Opportunity in the Heart of Osaka 

Be part of the Accor hotel group with over 5,700 properties in 110 countries. Located above Nankai Namba Station, our 36-storey premium hotel features 546 rooms, 9 dining venues, dedicated spaces for events, weddings, and wellness. 

As the first IGLTA-accredited hotel in Asia, we’re proud to lead in diversity and inclusion, and we’re always looking for passionate, talented individuals to join our team. 

Explore your future in hospitality – discover more about Swissôtel Nankai Osaka here. 

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スイスホテル南海大阪は、世界110カ国以上に展開するフランスのホスピタリティグループ・アコーに属するプレミアムホテルブランドです。“バイタリティ”、“サステナビリティ”、“クラフトマンシップ”をブランドの柱とし、お客さまにとって“心に残る滞在（Memorable Moment）”をお届けしています。南海なんば駅直結とアクセス至便、500以上の客室の他にもレストラン＆バー、ご宴席、ウェディング、フィットネスセンターなどを備えています。 

また、アジアで初となるIGLTA（国際LGBTQ+旅行協会）認定を受けたホテルとして、ダイバーシティ＆インクルージョンの推進も積極的に取り組んでいます。 

情熱と才能を持つ皆さまとともに、新しいホスピタリティの未来を一緒に築いていきたいと考えています。スイスホテル南海大阪で、あなたの可能性を広げるきっかけを見つけませんか。 

• Assist the Commercial Director and other directors in facilitating daily operations and ensuring effective verbal and written communication across the Sales & Marketing Division and other departments.​
• Manage documents requiring the Commercial Director’s approval, ensuring all necessary information is complete and accurate.​
• Prepare various approval documents and oversee time and attendance management for the Sales & Marketing Division.​
• Manage monthly accruals and expenses, ensuring all departmental purchases and services received are accurately recorded.​
• Prepare Sales & Marketing expense forecasts for the following month and monitor anticipated expenditures.​
• Provide English–Japanese translation and interpretation support as required.​
• Attend meetings with the Commercial Director and other directors requiring interpretation support, and prepare meeting minutes when needed.​
• Coordinate appointments for the Commercial Director and other directors, ensuring schedules are effectively managed and communicated.​
• Perform other duties and responsibilities as assigned by the department.​

業務内容​

• コマーシャルディレクターおよび各責任者の業務をサポートし、セールス＆マーケティング部門内外における円滑な口頭・文書コミュニケーションを支援する。​
• コマーシャルディレクターの承認が必要な書類を管理し、必要情報が正確かつ適切に揃っていることを確認する。​
• 各種承認申請書類の作成およびセールス＆マーケティング部門の勤怠管理を行う。​
• 毎月の未払計上（Accrual）および経費管理を行い、部門で発生する購買やサービス利用状況を適切に管理する。​
• 翌月のセールス＆マーケティング部門の予算・経費フォーキャスト作成をサポートし、予想経費を管理する。​
• 必要に応じて日英間の翻訳・通訳業務を行う。​
• コマーシャルディレクターおよび各責任者が出席する会議に同席し、必要に応じて通訳業務および議事録の作成（日英）を行う。​
• コマーシャルディレクターおよび各責任者のスケジュール管理ならびにアポイントメント調整を行う。​
• その他、部門運営に関わる付随業務を担当する。​

• Minimum 2 years’ experience in secretarial, administrative, or business support roles, preferably within a Sales & Marketing environment.​
• Native-level Japanese and business-level English proficiency, with strong verbal, written, and interpersonal communication skills.​
• Proficient in Microsoft Office applications, including Excel, Word, Outlook, and PowerPoint.​
• Strong organizational skills with experience supporting senior leaders, managing schedules, and coordinating business activities.​
• Self-motivated, reliable, and detail-oriented, with the ability to build positive working relationships across departments.​

応募資格・必要なスキル​

• ​秘書業務、事務職、またはビジネスサポート業務において2年以上の実務経験を有すること（セールス＆マーケティング部門での経験があれば尚可）。​
• 日本語（ネイティブレベル）および英語（ビジネスレベル以上）の語学力を有し、優れた口頭・文書・対人コミュニケーション能力を備えていること。​
• Microsoft Office（Excel、Word、Outlook、PowerPoint）の操作スキルを有すること。​
• 管理職の業務サポート、スケジュール管理、および各種業務調整に関する実務経験と高い調整力を有すること。​
• 主体性、責任感、信頼性を持ち、細部に注意を払いながら業務を遂行できるとともに、部門間で良好な協力関係を構築できること。​

• Treat yourself to discounted vacation breaks, with an employee benefit card honoured in 4,700+ Accor properties plus 100+ partner offers worldwide. 
• Celebrate with birthday stays and breakfast, anniversary vouchers for up to 4 free nights at 25+ Swissôtel hotels worldwide, plus 50% off dining at Swissôtel Nankai Osaka. 
• Supercharge your skills with Accor Academie’s 40-year global learning management system, the world’s leading hospitality school featuring job-specific programs to brand immersion, mentorship and leadership development. 
• Climb the ladder within your property or take off worldwide with endless chances to shine and make your mark! 

待遇・福利厚生・研修制度 

• 各種社会保険完備、定期健康診断実施 
• 年間休日108日、年次昇給、賞与、各種手当・交通費支給（会社規定により支給） 
• 企業型確定拠出年金への加入（受給資格：勤続3年以上） 
• 世界4,700以上のアコー系列ホテルで割引料金が適用されるハーティストカードの配布 
• 結婚・出産祝い、ホテル内レストラン利用割引制度（最大50％OFF）、世界のスイスホテルで使える無料宿泊券（バースデーバウチャー、アニバーサリーバウチャー） 
• 永年勤続表彰、優秀従業員表彰記念品の贈呈（会社規定による）