Event Manager (F/H/NB)

Paris Society s’installe dans l’Abbaye des Vaux de Cernay et propose un des plus beaux hôtels de campagne en France.

Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l’Abbaye des Vaux de Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet en vallée de Chevreuse.

Paris Society réouvre l’Abbaye de Vaux de Cernay en 2023 et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s’illustrant grâce à des prestations uniques telles que :

• 149 chambres présentes sur plusieurs bâtiments
• 3 restaurants et 1 bar
• Des espaces séminaires
• Un Spa et espaces bien-être

Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/la Event Manager est le/la garant.e de l’expérience client en matière de réalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu’au départ du client.

Les missions principales :

1-      Relation clients :

• Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente Groups & Events après signature du contrat
• Gère de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications
• Est l’interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et après la prestation
• Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement

2-      Technique Métier / Production / Organisation : 

• Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d’espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l’activité et réalisation des forecasts
• Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, ... et coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l’événement
• Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches de fonction) dans tous les services de l’hôtel selon les délais définis dans les procedures events / opération
• Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manière hebdomadaire
• En charge de la gestion des prestataires externes éventuels 

3-      Suivi post event :

• Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l’équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins
• S’assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l’hôtel

4-      Autres responsabilités :

• Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires
• Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)
• Assiste le Chef de Service dans l’élaboration et la mise à jour des documents internes ;  mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi
• Se porte garant de l'expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines
• Veille avec un soin particulier à l’éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.

• Au minimum 3 à 5 ans ans d’expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / ou premium
• Maitrise du français et de l’anglais impératif
• La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus
• Excellentes aptitudes de communication, à l’oral comme à l’écrit
• Vous êtes reconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organisée et avec un sens des responsabilités
• Vous maîtrisez la culture de l’hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes de cet univers
• Doté.e d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe et de partage, vous êtes un communicant et un facilitateur
• Capacité à s’adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin de satisfaire les besoins d’une clientèle exigeante,
• Orienté client sans perdre de vue l’atteinte des objectifs ambitieux