Assistante Directeur Général

Le titulaire de ce poste est chargé de fournir un soutien administratif et de secrétariat de haut niveau au directeur général et d'exécuter les tâches et les demandes qui lui sont confiées. L’Assistante Directeur Général travaille avec un minimum de supervision et traite les questions confidentielles avec professionnalisme.

Responsabilités principales 

• Gérer l'agenda du directeur général afin de coordonner les réunions/rendez-vous et d'assurer le bon déroulement de ces réunions.
• Filtrer et traiter les appels téléphoniques, les rendez-vous, les courriers et les courriels et prendre les mesures appropriées
• Rédiger les PV des réunions du comité exécutif
• Assurer la coordination et la communication avec les différents services et tous les niveaux de personnel sur les questions soulevées par le directeur général
• Préparer et gérer les correspondances avec les parties internes et externes pour la signature du directeur général
• Répondre aux demandes émanant des divisions, de l'entreprise ou des bureaux des propriétaires et les traiter en conséquence
• Répondre aux demandes spéciales ou aux réclamations adressées au directeur général
• Coordonner les préparatifs de voyage de manière très efficace et préparer un dossier de voyage détaillé en conséquence
• Veiller à ce que les formulaires d'approbation soient préparés pour le directeur général en vue de leur signature et de l'approbation du PDG, par exemple les formulaires de demande de congé, les formulaires d'approbation de voyage, les notes de frais, etc.
• Maintenir des systèmes de classement et de recherche systématiques et à jour.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers personnels des chefs de département archivés dans le bureau du directeur général.
• Tenir et mettre à jour le calendrier du « Manager-On-Duty ».
• Assurer la confidentialité des dossiers sensibles.
• Maintenir un haut niveau de professionnalisme et projeter une image positive de l’hôtel.

Profil

• De formation Bac + 3 ou plus
• Expérience de 3 ans dans un rôle similaire, dont au moins une expérience dans l’hôtellerie de luxe
• Présentation soignée et professionnelle en toutes circonstances
• Capacité à travailler de manière autonome, à gérer les priorités et à respecter des délais
• Une gestion efficace du temps (planification)
• Parfaite maitrise du Français et de l’Anglais, avec une grande aisance à l'écrit et à l'oral
• Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowePoint)
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion

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Notre Engagement Diversité & Inclusion :
Nous sommes une entreprise inclusive et notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents