- Integral
- Permanente
- NOVOTEL
- Administração e Suporte
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Novotel Bali Benoa, South Kuta, Indonesia
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REF35349N
Executive Secretary
Region
MEA SPAC
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Novotel Bali Benoa is located at the edge of Nusa Dua, only 20 minutes away from Ngurah Rai Airport, overlooking the golden sands and watersport activity of Tanjung Benoa beach. Garuda Wisnu Kencana is within your area and you can easily go to the center of the international conference in the Indonesia Tourism Development Cooperation (ITDC) area.
Job Purpose
This position is responsible for providing high-level secretarial and administrative support to the General Manager, and carry out tasks and requests as instructed. The Executive Secretary works with minimum supervision and handles confidential matters professionally.
Primary Responsibilities
Administrative and coordination
- Manage the General Manager’s diary to co-ordinate meetings/appointments, and to ensure smooth running of such meetings
- Screen/handle telephone calls, appointments, mails and emails and take action accordingly
- Take minutes at the Executive Committee Meeting
- Coordinate and communicate with various departments and all levels of staff on matters directed by the General Manager
- Prepare and manage correspondences with internal and external parties for General Manager’s signature
- Attend to requests from divisional, corporate or owners offices and facilitate it accordingly
- Attend to residents/patrons’ special requests or complaints that are directed to the General Manager
- Co-ordinate travel arrangements in a highly efficient manner and prepare detailed travel file accordingly
- Ensure approval forms are prepared for the General Manager for signature and approval of the Vice President, Operations, e.g. leave application forms, travel approval forms, expense claims reports, etc.
- Maintain systematic up-to-date filing and tracing systems
- Maintain and update Executive Committee and Department Heads’ personal files kept in the General Manager’s office
- Maintain and update Executive Committee and Department Heads’ leave record
- Maintain and update ‘Manager-On-Duty’ schedule
- Prepare monthly financial data reports
- Maintain confidentiality of sensitive matters/issues
- Manage and upkeep the functionality and cleanliness of the office
- Ensure adequate stock of office stationery
- Maintain a high level of professionalism and project a positive image of the organization.
Other Responsibilities
- Maintain complete knowledge of all F&B services, contents & preparation methods, outlets and hotel services/features
- Be fully conversant with hotel fire & life safety/emergency procedures
- Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by management
- Maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times
- Perform other reasonable duties assigned by the assigned by the Management
Knowledge and Experience
- Diploma education
- Minimum 8 years of secretarial experience with at least 5 years serving the senior management level
- Excellent reading, writing and oral proficiency in English language
- Good working knowledge of MS Excel, Word, & PowerPoint
Competencies
- Good communication and customer contact skills
- Service oriented with an eye for details
- Ability to work effectively and contribute in a team
- Self-motivated and energetic
- Well-presented and professionally groomed at all times
Deixe seu coração guiá-lo em um mundo onde a vida pulsa com paixão.
Diversidade & Inclusão para a Accor
significa acolher cada um e respeitar suas diferenças, priorizando apenas
qualidades e habilidades na ampliação de oportunidades de emprego e
desenvolvimento. Nossa ambição é proporcionar emprego com propósito, e uma
cultura acolhedora, excelentes condições de trabalho e promover o
desenvolvimento de todas as pessoas, incluindo as pessoas com deficiência. Não
hesite em nos informar de quaisquer necessidades específicas que possa ter para
que possamos levá-las em consideração.
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Descrição
Auxiliar na realização de cadastros diversos: admissões, promoções entre outros;Auxiliar na realização de cálculos de férias e rescisões;Auxiliar na geração de relatórios gerenciais e planilhas de dad
Referência
4413348c-102f-436a-a764-b9372322f3e9
Data de validade
01/01/0001
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ad292058-3868-40c3-8673-756c79b5cb6f
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Referência
c017cbc1-afa9-4a3c-bfbb-78950ed670f4
Data de validade
01/01/0001
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Mövenpick Hotel Windhoek, Windhoek, Namibia
Experience Level
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Descrição
Position scope The Talent and Culture Graduate in Training’s primary responsibility is to meet and assist colleagues’ requirements, professionally and efficiently while handling projects, daily tasks,
Referência
c68caafa-1434-4110-8163-84f0845f8935
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01/01/0001
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Create memorable moments for our guests. Lead, coach and develop an enthusiastic team where you can instill confidence and a nurturing yet competitive environment to attain the necessary financial res
Referência
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Data de validade
01/01/0001
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Referência
e5640c8b-e569-4504-853c-33390389f250
Data de validade
01/01/0001
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Belo Horizonte
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Administração e Suporte
Descrição
Auxiliar na execução das atividades administrativas e financeiras da unidade (Contas a Pagar, Contas a Receber e Departamento Pessoal). Garantir a execução dessas atividades conforme os procedimentos
Referência
631ed2e8-47f5-44e6-b992-76b3a3b3639d
Data de validade
01/01/0001
Salário
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Belo Horizonte, Brazil
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Tipo de Contrato
Permanente
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Belo Horizonte
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Administração e Suporte
Descrição
Auxiliar na execução das atividades administrativas e financeiras da unidade (Contas a Pagar, Contas a Receber e Departamento Pessoal). Garantir a execução dessas atividades conforme os procedimentos
Referência
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3d12c04c-e2d1-490d-8923-222d26666f93
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Descrição
Job Title: Guest Services Coordinator Department: Guest Services Inspired and Supported by: Guest Services SupervisorSalary: £29,860 including service chargeShift hours: Mond
Referência
f70b784a-4934-4f66-b0f1-1f21a94b53c1
Data de validade
01/01/0001