POLITYKA PRYWATNOŚCI I OGÓLNE WARUNKI PRZETWARZANIA APLIKACJI POLITYKA PRYWATNOŚCI
1 1.1DEFINICJE I ZAKRES STOSOWANIA
1 1.2PRZYJĘCIE POLITYKI.
2 1.3CEL I PODSTAWA PRAWNA.
2 1.4GROMADZONE DANE.
2 1.5OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH.
3 1.6ODBIORCY DANYCH
3 1.7PRZESYŁANIE DANYCH POZA OBSZAR UNII EUROPEJSKIEJ.
4 1.8 PRAWA KANDYDATÓW W ODNIESIENIU DO ICH DANYCH
4 2. OGÓLNE WARUNKI PRZETWARZANIA APLIKACJI KANDYDATÓW.
5 3. UAKTUALNIENIA.
5. 4 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH OKREŚLENIE POLITYKI I ZAKRES STOSOWANIA
Rozumiemy, że ochrona danych osobowych stanowi uzasadnione oczekiwanie kandydata. Dlatego określiliśmy i wdrożyliśmy niniejszą politykę prywatności (dalej zwaną „Polityką”), która określa w jaki sposób dane osobowe kandydatów mogą zostać wykorzystane w zakresie korzystania przez kandydatów z platformy rekrutacyjnej Accor (dalej zwaną „Platforma”). Platforma zarządzana jest przez firmę Accor SA, z siedzibą w 82 Rue Henri Farman, 92130 Issy-les-Moulineaux, FRANCJA. Accor SA jest jednostką dominującą Accor Group. Firma wdrożyła Platformę, aby w wydajniejszy i prostszy sposób zarządzać procesem rekrutacyjnym przez (i) podmioty Accor Group (mianowicie Accor SA oraz podmioty zależne, spółki lub podmioty zarządzane bezpośrednio lub pośrednio) oraz (ii) inne podmioty działające na mocy Accor Group (mianowicie podmioty, które zawiązały umowę franczyzy lub zarządzania z Accor Group). Proces rekrutacji może być zarządzany bezpośrednio przez pracowników zainteresowanych podmiotów. Polityka ma wobec tego zastosowanie do ofert pracy oferowanych przez podmiot Accor Group lub podmiot, który zawiązał umowę franczyzy lub zarządzania, w odniesieniu do kandydatów zewnętrznych jak i wewnętrznych, mobilnych pracowników. Na potrzeby niniejszej Polityki, wszystkie takie osoby są łącznie zwane dalej „Kandydatami”. UWAGA: Accor SA określił charakterystykę funkcjonalną i techniczną Platformy i zapewnia konserwację i utrzymanie działania Platformy w interesie Accor Group. Firmę uznaje się wobec tego za administratora danych. Każdy podmiot wykorzystujący Platformę w celu wspomagania procesu rekrutacji (zwany dalej „Podmiotem rekrutującym”) staję się administratorem danych, w zakresie, w jakim taki podmiot określa i odpowiada za gromadzenie danych i sposób, w jaki takie dane wykorzystane są w celu przeprowadzenia działalności rekrutacyjnej, w oparciu o postanowienia miejscowych przepisów prawa i przepisów w tym zakresie. Na potrzeby niniejszej Polityki, pojęcia „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „odbiorca”, „administrator” należy rozumieć zgodnie z określeniem zawartym w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) z dnia 27 kwietnia 2016 sprawie ochrony osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych]. Określenie „dane osobowe” rozumie się jako wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (osoby, której dane dotyczą); osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, której tożsamość można ustalić bezpośrednio lub pośrednio, szczególnie przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających jej tożsamość fizyczną, fizjologiczną, umysłową, ekonomiczną, kulturową lub społeczną.
PRZYJĘCIE POLITYKI
Kandydaci zobowiązani są do uważnego zapoznania się z Polityką w celu zrozumienia charakteru danych osobowych, które Accor SA i Podmiot rekrutujący przechowują na ich temat oraz sposobu, w jaki takie dane są wykorzystywane.
CEL I PODSTAWA PRAWNA W
przypadku gdy Accor SA nie działa w charakterze Podmiotu rekrutującego będzie przetwarzał dane osobowe Kandydatów w oparciu o uzasadniony interes, na który składa się (i) prowadzenie działalności platformy, które umożliwia podmiotom grupy Accor Group i innym podmiot działającym na mocy marki Accor Group, bardziej efektywne zarządzanie działalnością rekrutacyjną, (ii) udostępnianie ofert i powiadomień na życzenie Kandydata, (iii) zarządzanie i wykonywanie działań następczych związanych z kontem Kandydata oraz (iv) tworzenie statystyk. Każdy Podmiot rekrutujący przetwarza dane Kandydata w oparciu o własne uzasadnione interesy, na które składają się zarządzanie procesem rekrutacji, wybór profili Kandydatów odpowiadających stanowisku pracy, weryfikacja kwalifikacji i umiejętności dotyczących wykonywania wspomnianej pracy, oraz wprowadzenia w życie środków poprzedzających umowę na wniosek Kandydata.
ZGROMADZONE DANE
Podczas korzystania z Platformy, niektóre pola oznaczone są jako obowiązkowe. Takie pola są warunkiem koniecznym dla akceptacji aplikacji Kandydata. Aplikacja nie zostanie przetworzona, w przypadku, gdy Kandydat nie przekaże wymaganej informacji. Kandydaci mogą swobodnie decydować czy przekazać wymaganą informację w polach oznaczonych jako obowiązkowe. Odpowiednie informacje mogą jednakże ograniczyć zdolność Podmiotu rekrutującego do podjęcia decyzji dotyczącej aplikacji podczas procesu rekrutacji. W zależności od specyfiki odpowiednich, miejscowych postanowień prawa i przepisów, Podmioty rekrutujące mogą wykorzystać platformę do gromadzenia danych niezbędnych do oceny kwalifikacji Kandydata. Takie dane mogą w szczególności dotyczyć: Tożsamości oraz danych kontaktowych Kandydata: imię i nazwisko, płeć, data i miejsce urodzenia, narodowość, dane kontaktowe (adres, numer telefonu, adres e-mail), zdjęcia i ogólniej rzecz biorąc, wszelkie elementy identyfikacyjne, które Kandydat przekazuje zazwyczaj w życiorysie, wykształcenie, szkolenie i kariera Kandydata: dyplomy i certyfikaty szkoleniowe, wcześniejsze doświadczenie zawodowe, znane języki obce, mobilność geograficzna i ogólnie, wszelkie informacje tyczące się Kandydatów, przekazywane zazwyczaj w życiorysach; wszelkie dodatkowe informacje przekazane przez Kandydatów podczas przesyłania aplikacji, które mogły być zawarte w szczególności w ich życiorysie lub liście motywacyjnym. W zależności od obowiązującej procedury rekrutacyjnej, prowadzonej przez każdy Podmiot rekrutacyjny i odpowiednie miejscowe postanowienia prawa i przepisy, dane otrzymane od osób trzecich: sprawozdania z oceny przekazane przez agencje rekrutacyjne, weryfikacje referencji w odniesieniu do aspektu zawodowego lub kontrole środowiskowe jeśli tylko będzie to konieczne, właściwe i zgodne z prawem. W przypadku, gdy Kandydat wykorzysta wersję mobilną Platformy, Accor SA przetwarza dane geolokalizacyjne po uzyskaniu na to zgody.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Podmioty Rekrutacyjne przechowują dane osobowe Kandydata przez okres konieczny do spełnienia celów określonych w niniejszej Polityce i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W dowolnym wypadku, dane osobowe konta Kandydata przechowywane są przez okres 3 miesięcy po utworzeniu konta Kandydata. Okres może zostać przedłużony na kolejny, identyczny okres po uzyskaniu zgody Kandydata. [RO1]Kandydaci mogą również deaktywować konto w dowolnym momencie korzystając z funkcji „Usuń konto”.
ODBIORCY DANYCH
Dane osobowe Kandydata przeznaczone są dla: wykwalifikowanego personelu w firmie Accor SA, zarządzającego i nadzorującego prace Platformy i kont Kandydata; podwykonawców, którym Accor SA może powierzyć zarządzanie Platformą, wykwalifikowany personel zaangażowany w proces rekrutacji w Podmiocie rekrutacyjnym, który upubliczniło ofertę pracy; po wyrażeniu zgodny przez Kandydata, Podmioty rekrutacyjne zdolne do przeglądania danych dotyczących Kandydata, które zaproszą Kandydata, w przypadku posiadania podobnych, wolnych stanowisk; zewnętrzni odbiorcy zaangażowani w proces rekrutacji z imienia Podmiotu rekrutującego; miejscowe lub zagraniczne organy władzy w kontekście oficjalnych wniosków dotyczących bezpieczeństwa narodowego lub w przypadkach wymaganych przez prawo. Na potrzeby uproszczenia tożsamości Kandydata na Platformie, bez konieczności wypełniania formularzy rejestracji lub automatycznego przekazania danych niezbędnych w aplikacji, Accor SA proponuje system Platformy mobilnej, w której możliwe jest połączenie z portalem mediów społecznościowych i import danych z takich portali. Wykorzystując te funkcje, Kandydaci w wyraźny sposób upoważniają Accor SA do uzyskania dostępu do danych publicznych z ich odpowiednich kont portali społecznościowych (np. LinkedIn) lub innych danych wspomnianych podczas wykorzystania tych funkcji.
PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA OBSZAR UNII EUROPEJSKIEJ
Na potrzeby określone w niniejszej Polityce, dane osobowe Kandydatów mogą zostać przesłane do podmiotów zlokalizowanych w krajach, które zapewniają inny poziom ochrony danych osobowych, niż poziom zapewniony w Europie. Accor SA zabezpiecza transfer danych osobowych przesyłanych poza obszar Unii Europejskiej z własnej inicjatywy i w przypadku, gdy takie transfery nie są objęte zakresem wyjątków przewidzianych w odpowiednich przepisach, poprzez zastosowanie odpowiednich środków, mianowicie standardowych klauzul umownych stosowanych w Komisji Europejskiej lub certyfikacji odbiorców w zakresie mechanizmu Tarczy Prywatności w odniesieniu do terytorium USA. Każdy Podmiot rekrutacyjny jest odpowiedzialny za wdrożenie takich samych środków zapobiegawczych w celu ochrony transferu danych osobowych poza kraj siedziby, w zależności od potrzeb i wymagań określonych lokalnymi przepisami.
PRAWA KANDYDATÓW W ODNIESIENIU DO ICH DANYCH
Kandydaci maja prawo uzyskać informację i dostęp do swoich danych osobowych zebranych przez Accor SA i Podmioty rekrutacyjne. Kandydaci mają również prawo poprawienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych. Kandydaci mają również prawo do przenoszenia danych i do przekazania instrukcji dotyczących przetwarzania danych po ich śmierci (określane jako dyrektywy „post-mortem”). Kandydaci mają również możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych. Kandydat może skorzystać z tych praw wyłącznie w przypadku, gdy takie prawa nie uniemożliwiają wykonania kontraktu bądź umowy pomiędzy Kandydatem a Podmiotem rekrutującym. Kandydaci mogą skorzystać z tych praw poprzez kontakt z: domyślnym adresem e-mail talentandculture.careers.all@accor.com, szczególnie w przypadku przetwarzania danych związanych z wykorzystaniem Platformy i zarządzaniem konta Kandydata lub osoby polecającej w Podmiocie rekrutującym, gdzie aplikacja została złożona, w szczególności dla danych przetworzonych przez ten podmiot podczas procesu rekrutacji (definicja zgromadzonych danych, wykorzystanie tych danych, świadczenie usługi osobie trzeciej w kontekście procesu itp.). Aby zapewnić poufność i ochronę danych osobowych Kandydata, istotna jest możliwość zidentyfikowania takich danych, aby odnieść się do zapytania Kandydata. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby Kandydata korzystającego z takich praw, Kandydat może zostać poproszony o dołączenie kopii oficjalnego dokumentu potwierdzającego tożsamość, takiego jak dowód osobisty lub paszport. Wszelkie zapytania zostaną przetworzone w najbliższym terminie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Kandydaci mogą również przesłać skargę do organu nadzorczego (lista organów nadzorczych na obszarze Unii Europejskiej: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm) or contact the Accor Group's Data Protection Officer w: accorhotels.data.protection.officer@accor.com
OGÓLNE WARUNKI PRZETWARZANIA APLIKACJI KANDYDATÓW
Kandydaci muszą posiadać status administracyjny, który umożliwia im podjęcie legalnej pracy w kraju, do którego aplikują, jednakże warunki zatrudnienia mogą różnić się zgodnie z obowiązującymi przepisami w związku z czym podlegają odpowiednim przepisom prawa i ustawom obowiązującym Podmiot rekrutacyjny. Dokładność informacji przekazanych przez Kandydatów jest istotna, ponieważ te informacje umożliwiają szybką i efektywną komunikację z Podmiotem rekrutacyjnym. Kandydat otrzyma potwierdzenie w formie wiadomości e-mail informujące, że aplikacja została przyjęta do przetwarzania. Jeśli jest to konieczne, Kandydat zostanie również powiadomiony bezpośrednio przez Podmiot rekrutacyjny, w celu śledzenia procesu rekrutacyjnego. Accor SA zastrzega sobie prawo dezaktywacji lub usunięcia konta Kandydata według własnego uznania, w trybie natychmiastowymi i nie wymagając żadnych dodatkowych formalności, szczególnie w przypadku: wykorzystania Platformy w celach, które nie spełniają wymogów określonych w warunkach ogólnych, nieuprawnionych połączeń, zaistnienia bezprawnego wykorzystania Platformy lub kradzieży tożsamości, sytuacji, w której Kandydat przesłał ponad pięćdziesiąt aplikacji w Platformie w przeciągu trzydziestu dni. Accor SA nie ponosi odpowiedzialności za potencjalne konsekwencje wynikające z dezaktywacji lub usunięcia konta Kandydata. UAKTUALNIENIA Polityka i ogólne warunki przesyłania aplikacji podlegają zmianom i uaktualnieniom. Aktualna wersja Polityki i ogólnych warunków przesyłania aplikacji są zawsze dostępne w Platformie.